“奋进新征程 兰台谱新篇”

“四个一”同向发力

持续提升业务档案智能化管理水平

                         —— 喜迎第16个国际档案日

社保业务档案真实记载了广大参保单位和职工的参保过程、缴费记录、个人账户等信息，记录好、保管好、利用好社保业务档案，是社保经办部门践行“记录一生、保障一生、服务一生”承诺的重要载体。近年来，郑州市社保中心明确了“线下管理规范化、线上保管电子化、查询方式便捷化、服务经办常态化”的工作方针，从四个方面同向发力，持续提升业务档案的智能化管理水平，实现了业务档案“收、管、存、用”全链条线上处理，有效助推经办模式升级。

               建好一所场馆 线下管理规范化

自1986年我市社保工作起步，在经办过程中每年都会收取、留存大量的纸质档案。这些档案是社保事业发展的重要历史见证。为保管好这些珍贵的资料，我们投入大量人力财力，于2014年10月建成专业档案馆并投入使用。档案馆建筑面积1141平方米，实行档案库房、借阅室和办公室三房分离，内设智能档案密集架9组150架，共存放各类业务档案13.2万卷。我们建立起人防、物防、技防相结合的综合安防体系，配备了防火防磁柜、除湿机、高精度温度表以及专业气体灭火系统；指定专人对库房进行日常安全巡视，并定期升级改善相关设备，档案馆的防汛能力、安全等级逐年提升。

实现一次转型  线上保管电子化

近年来，为满足人民群众便捷、高效查询档案的需求，郑州市社保中心强力推进业务档案的数字化转型，通过公开招标，引进专业档案信息公司将纸质档案进行数字化加工，把对群众最有用、最直接、最关心的重要业务手续，如参保、转移、退休等作为整理首选，按照险种类别、保管期限、年度月份组卷，而后扫描加工、数据挂接、装订入库，共编制电子化档案目录 870万条，案卷全文扫描2034万页，13.2万卷社保纸质档案全部实现了电子化的华丽变身。目前，郑州市的社保数字档案库共涵盖养老、工伤保险11.7万卷，失业保险1.1万卷，机关事业3404卷，居民养老545卷，真正实现了分类规范、险种齐全、利用便捷。2020年，郑州市以上线河南省社会保障信息系统为契机，为每个受理窗口配备了双屏电脑和高拍仪，建立起业务受理、经办、归档全流程在线管理机制。对于经办过程中须留存的每个材料、每张表单，全部做到边经办、边收集、边电子化，实现了电子档案与业务数据的同步生成、在线归档、一体化管理。

                上线一个系统 查询方式便捷化

为提高档案查询利用效率，郑州市社保中心积极改进查阅方式、简化利用程序，全方位优化档案查询服务。2022年，该中心自主研发了社保业务档案管理系统，彻底取代了手工翻阅调取方式。系统中建立了目录数据库，编制了规范的检索工具，包括档案管理、档案利用、档案统计、档案鉴定等模块，实现了快速、准确查阅；系统具备档案利用、借阅等权限设置及信息安全等支持，实现了对档案全生命周期的信息化管理。该系统不仅支持身份证号、单位名称查询，还可通过老身份证号、社保号、现用名和别名进行多重信息检索，大大提高了查询效率，有效减少了群众跑趟、等待时间。

建立一个机制 服务经办常态化

社保业务档案来源于经办，服务于经办。郑州市社保中心建立起业务经办和档案管理深度融合机制，为经办人员分配档案查询权限，组建专职档案员队伍，开展专业系统培训。工作人员在办理参保、退费、转移接续、待遇审核等业务时，如需调取档案进行审核比对，不需再往返档案馆和经办岗之间，只需在系统里输入关键信息，就能实现一键快速查阅。特别是该市在推进机关事业单位养老保险改革过程中，要对机关事业单位原试点库进行核对、清理，需查询原试点单位从1996年至今的6493名参保人的转移手续。郑州市社保中心依托便捷的查询手段，快速准确地调阅出业务档案 3854 页，有效保证了经办工作的快速推进。自2022年查询系统投入应用以来，已为参保群众、相关部门提供档案查询服务13000人次。

社保业务档案是参保人维护自身权益的重要原始凭证，也是社保经办机构实现精准服务的重要资料支撑。为充分发挥电子档案的功能作用，郑州市社保中心将持续加压奋进，在提升业务档案管理的规范化、制度化、电子化方面下大功夫，让业务档案在便利群众、服务经办、加强内控方面发挥更广泛更积极的作用。

                                                                                                                                                                                    2023年6月9日